ان معظم اهداف المدير تحقق من خلال العاملين معه وهذة الاهداف مرتبطة بمدة زمنية معينة وان انجاز الاعمال من خلال الموظفين يرتبط بمدة زمنية معينة وتأخر احد الاشخاص عن تسليم ما اسند اليه قد يؤدي الى تأخر العمل كاملا ويعوق الوصول للهدف كمجموعة لذلك لابد من متابعة من اسند اليه العمل حتى لا يتعرض العمل للضرر نتيجة تأخر احد الموظفين وهذة هي وظيفة الرقابة التي هي جزء من وظائف الادارة .
وتختلف الموضوعات من حيث اهميتها ومدى الحاجة الى متابعتها فهناك اعمال تؤثر واعمال لاتؤثر مثلا تأخير تسليم تقارير المبيعات الاسبوعية يؤدي الى ضرر وتأخر شراء تذاكر الطيران يؤدي الى الغاء الحجز اذا لابد من متابعة من يقومون بتلك الاعمال حتى لايودي التاخر الى فوات مصلحة او حدوث اضرار وحتى يتم التأكد من ان العمل يسير وفق النهج المطلوب وفي حال اكتشاف أي معوقات لابد من التدخل لازاله تلك المعوقات او تعديل خطة سير العمل حتى يتم تلافي الاخطار .
هناك عدة اسس لتحديد الموضوعات التي تحتاج الى متابعة: # موضوعات يوجه المدير بمتابعتها #موضوعات يجب تقديمها للمدير في وقت محدد #موضوعات يجب ان تصدر من المدير في وقت محدد
الدرس الثاني : @ تحديد الموضوعات التي تحتاج الى متابعة@ :
**لابد من الحرص عند اختيار الموضوعات التي تحتاج الى متابعة واختيار الوقت المناسب للمتابعة واسلوب المتابعة الامثل لتجنب وضع الاخرين في احراج او تفقد روح التعاون في الفريق والعمل ولابد من وجود وقت كافي لتفادي التقصير . ** يستخدم معظم الممارسين ملفا للمتابعة يحوي المواضيع الواجب متابعتها تجنبا للاعتماد على الذاكرة التي قد تخون احيانا كما يحتوي على المعلومات الواجب متابعتها دون الحاجة الى البحث في ملفات اخرى.
**يمكن استخدام التقسيم التالي لتحديد الموضوعات التي تحتاج المتابعة مع التاكيد انه لايوجد قاعدة ثابتة للتقسيم ولكن مع الممارسة سيكون لدينا الحس القادر على مدى الحاجة الى المتابعة حسب ظروف البيئةاو المؤسسة .
a) موضوعات يوجه المدير بمتابعتها: هي الموضوعات التي يطلب المدير متابعتها بالتالي فهي لها خصوصية معينة وبالتالي فـإن معرفة الوقت اللازم للانتهاء منها يكون مهما ويمكن معرفة الوقت بالرجوع الى القائمين على العمل والمختصين مثال ذ لك ان يطلب المدير من الادارة المالية بيان بالمستحقات التي تعثر تحصيلها لمناقشتها في مجلس الادارة وقد تحدد موعد انعقاد المجلس بعد 4 ايام ثم يطلب منك المدير متابعة الموضوع حيث لابد ان يصل التقرير للمدير قبل الاجتماع بوقت كافي للاطلاع عليها .
b) موضوعات يجب تقديمها للمدير في وقت معين *هي الموضوعات التي جرت العادة ان تقدم للمدير في وقت معين ومعظمها تكون تقارير بالتالي يجب حصرها ومعرفة مواعيد تقديمها للمدير والعمل على متابعة القائمين عليها للتأكد من وصولها في مواعيدها مثل تقرير تقديم المبيعات الاسبوعية. ** يتم اضافة ما يستجد من مواضيع الى سجل المتابعة اولا باول وذلك في حالة حدوث أي ظرف للسكرتير او المتابع لايتأ ثر العمل .
c) الموضوعات التي يجب ان تصدر من المديرفي مواعيد محددة:
هناك مواضيع تصدر من الادارة بانتظام وبالتالي يجب ادراجها في سجل المتابعة وتذكير المدير بها قبل وقت كافي مثال ذلك ان يصدر المدير تعميم بمواعيد الاجازة للعيد مثلا وتاريخ العودة . وهناك مواضيع طارئة لابد من ادراجها في سجل المتابعة تجنبا للنسيان كأن يقوم احد العملاء بإفتتاح فرع جديد اذا لابد من تذكير المدير بإرسال بطاقة تهنئة لهذا العميل . او تقديم واجب العزاء .........الخ او ان يشتكي احد الموظفين من تأخر راتبه ويعد المدير بالرد على الموظف في مدة معينة محددة. انتهى الدرس
هو الملف الذي توضع به الاوراق المتعلقة بالموضوع المرد متابعته ويجب ان يحتوي الملف على سجل . Things to do list
وهو البيان الذي تسجل فيه المواضيع المراد متابعتها وكل المعلومات المتعلقة بها مثل المهمة والشخص والمدة المحددة والجهة المطلوب منها هذا العمل ويمكن ان يكون هذا السجل يدويا او بالحاسب الالي .
من الافضل اضافة سجل اخر بعنوان things to do today .
حيث يتم التركيز عليها و مراجعتها خلال فترات اليوم ويأخذ الشكل التالي.
م الاعمال جهة المتابعة موعد التنفيذ
انتهى العمل
وتقوم بعض الشركات بتوزيع سجل المتابعة كهدية دعائية لتنفيذ الاعمال.
اما اذا كان يتم استخدام الكمبيو تر فالافضل استخدام برامج الاوفيس المتاحة مثل out look حيث يتيح للمستخدم ادخال المهام وموعد تنفيذها ويصدر تنبيها اذا تجاوزت المهمة الوقت المحدد .
هذه الرسالة تفيد بأنك غير مشتركه أو لم تسجلي دخولك بعد. للاشتراك الرجاء اضغطي هنــا 
العرض العادي
