ان مهمة السكرتير التنفيذي تتمثل في كل ما يسهل ويساعد المدير على اداء مهامه على اكمل وجه وتختلف من ادارة لاخرى ومن موظف لاخر ولذلك لابد من الالمام بالادراة المكتبية كجزء من مهام السكرتير.
وادارة المكاتب تعني: تحقيق الاستخدام الامثل للموراد لتحقيق اهداف الوظيفة مثل الوقت واستغلاله والمحافظة عليه
ويعتبر السكرتير التنفيذي موظف شامل لشمولية وظيفتة ومسؤلياته وتعتبر الادارة المكتبية احدى هذه المهام ( تنظيم وادارة مكاتب).
الباب الاول : الاثاث المكتبي ودوره في الكفاية الادارية
الاثاث المكتبي : تلك القطع التي يتم استخدامها من قبل الموظف المكتبي ليعمل عليها او على اسطحها او للجلوس عليها وحفظ الاوراق والمستندات عليها مثل المكاتب والكراسي والخزائن.
1- الاعتبارات الواجب مراعاتها في الاثاث المكتبي
# التصميم#
لابد ان يكون مناسب لطبيعة العمل المراد انجازه مع مراعاة الارتفاع والحجم وسهولة الاستخدام
# توفير المسا حة #
لابد ان يتناسب مع المساحة المتاحة لتوفير اكبر من الاستفادة
# المتانة #
أي يمكن استعمالة لمدة طويلة دون تلف وان يتحمل النقل والتعديلات
# الوزن#
كلما كان اخف وزنا كان افضل لسهولة نقلة وتحريكه مع مراعاة المتانة
# السلامة #
الافضل ان يكون له مقاومة ضد الحريق حتى يحمي الاوراق والمستندات
# المظهر و بساطة التركيب #
ذو شكل جميل ومريح للعامل وغير معقد وسهل الفك والتركيب
# الامان والتكاليف#
دقة الصنع بحيث يكون السطح بدون بروز او خشونة وتكاليفه معقولة مع مراعاة المواصفات السابقة.
كان الاثاث الخشبي هو الاساس وبعد ذلك تم استخدام الاثاث المعدني في جميع اشكال الاثاث
#الاثاث الخشبي#
محدد باشكال ثابته حسب قدرة الخشب على التشكل وهو متين لسنوات عديدة الا انه يتاثر بالاستعمال ووزنه حسب نوع الخشب المستخدم ولكنه سريع الاشتعال وما بداخلة بسرعة شديدة ويمكن تنظيفة الا انه مادة مرغوبة عند الحشرات ومن الصعب تتظيفة بالماء حتى لايفقد لمعانة ومظهره تقليدي ومعقد التركيب ويحتاج لمجهود كبير لتصبح اسطحه الداخلية ملساء ومرتفع التكاليف حسب نوع الخشب.
# الاثاث المعدني#
مرن في تشكيل الاثاث حسب الاغراض وسهوله عمل الانحناءات والاشكال الدائرية دون قيود حيث ان ربطه بالمسامير يجعله ذو تحمل عالي حيث انه متين لسنوات طويلة ولا يتاثر بالاستعمال لايحترق ويحافظ على مابداخله وسهل النظافة بالماء والمواد المنظفة ويصعب على الحشرات دخوله و يمكن استخدام الالوان لجعل اشكاله اجمل وسهل الفك و التركيب في وقت اقل والاسطح ملساء ويتحمل الخدوش وتكاليفه اقل لتوفر الخامات والصناعة تتم آليا .
بالنسبة لاثاث الحديث يتم استخدام كلا النوعين للاستفادة من مميزات كلا منهما
العصر الحديث يعتمد على التكنولوجيا بشكل كبير جدا وذلك لزيادة انتاجية العمل وتحسين الاداء حيث يؤدي استخدام هذة التقنيات الى:
# دقة عاليه في اداء العمل
# سرعة تفوق سرعة الشخص
# التوفير في الايدي العاملة مثل اجهزة الرد الالي وتجهيزات ضبط الدوام
# العمل لفترات متصلة طويلة حيث انها لاتحتاج لفترات راحة مثل الانسان
انتهى الدرس الثالت
4 ترتيب اماكن الاجهزة
التجهيزات تنقسم الىاقسام من حيث فئات المستخدمين
@تجهيزات للاستعمال الشخصي@
التي يستخدمها موظف واحد وتكون عادة على مكتبه او بجواره مثل التفلون والكمبيوتر
@ تجهيزات الاستعمال لمكتب معين@
يشترك فيها مجموعة موظفين في مكتب معين ويسهل وصول الجميع لها مثل الطابعة المشتركة والفاكس ولها قدرة انتاجية متوسطة
@ تجهيزات لاستخدام المنشأة بكاملها @
اجهزة ذات قدرة انتاجية عالية تكون في مكان يسهل الوصول اليها متن جميع الادارات ويخصص لها مساحة مناسبة مثل الاات التصوير الكبيرة والطابعات والاات اتلاف الورق .
وعند اختيار مكان وضع الالة فيجب ان يتوفر في المكان الشروط الاتية :
# توفر مصادر كهرباء مناسبة , وفي مكان بارز وعددها مساوي لعدد الاجهزة واستخدام التوصيلات المناسبة # مساحة المكان مناسبة للعمل على الاجهزة والتهوية المناسبة والاضاءة الكافية
# توافر عوامل السلامة وتحديد مكان ثابت لكل الة # مراعاة التسلسل المنطقي لمكان الاجهزة حتى لاتعيق حركة المستخدم مثل الاات التغليف تكون بعيدة عن الاات التصوير.
السطح الذي يزاول عليه العامل عمله ولابد من ان يكون مناسب لاداء العمل بشكل مريح للموظف ولابد من مراعاة النقاط التالية في سطح العمل
# ارتفاع مناسب مع طول الشخص وهو جالس وهناك كراسي تساعد على ضبط ارتفاعها على الجلسة الصحيحة. # عرض سطح العمل من يمين الى شمال العامل وعلى حسب طبيعة العمل التي يؤديها العامل
الجلسة الصحيحة هي اساس المحافظة على صحة الشخص وذلك لان الموظف المكتبي يقضي معظم وقته جالسا ولا بد من مراعة النقاط التالية عند الجلوس 1- ان يتكئ الكوع والساعد بشكل افقي على سطح العمل دون الحاجة الى أي جهد لابقائهما في هدا الوضع
صورة
2- ان تكون الركبتان والفخذان تحت سطح العمل في زاوية قائمة مع باقي الجسم مع ارتكاز القدمين على الارض او المسند وان يسمح الفراغ لتحرك القدمين بحرية.
صورة
3-ان لا يكون هناك ضغط على الفخدين من سطح العمل خلال الجلسة او ضيق المكان المخصص للقدمين
4- يكون الجذع عموديا اثناء الجلوس مستندا للكرسي بحيث يكون الحمل الاكبر للوزن على قاعدة الحوض والافخاذ.
حفظ المستندات تعتمد على وسائل الحفظ المناسبة لهذة المستندات واتلي تكون غالبا في ملفات وتتوفر دواليب لحفظ كل نوع من الملفات وفيما يلي بعض انواعها:
# خزائن حفظ الملفات في الوضع الرأسي : حسب الشكل تحوي على ادراج منزلقة بحيث تعلق داخل الدرج في وضع راسي وكل خزانة تحوي عدد من الادراج القابلة للغلق وغالبا لاتتعدى خمسة ادراج
تقريبا شبه هاذي بس على اكبر
#خزائن حفظ الملفات في الوضع الواقف: توضع بها الملفات واقفة ممكن ان تكون خزائن تغلق او بدون ابواب ممكن تكون حديدية او خشبية وتعدد الارتفاعات
# خزائن حفظ الخرائط والرسومات الهندسية : تسمح بحفظ الخرائط والرسومات الهندسية بشكلها المنبسط دون الحاجة الى طيها
وهي قابلة للغلق كما في الشكل
# خزائن حفظ متعددة المهام: مقسمة الى اجزاء بحيث يكون كل جزء مخصص لعمل معين ونوع معين من المحفوظات او لتخزين المحفوظات النشطة
# خزائن الحفظ الامنة:
خزائن مقاومة للحريق ويصعب فتحها ونقلها لحفظ النقدية والشيكات والمستندات الهامة والصكوك والجوازات الخاصة بالعمال
انتهى الدرس السابع
$$ تطبيقات$$
1- ماهي الاعتبارت الواجب مراعاتها عند اختيا الاثاث المكتبي
هذه الرسالة تفيد بأنك غير مشتركه أو لم تسجلي دخولك بعد. للاشتراك الرجاء اضغطي هنــا 
